Ügyintézői ismeretek irodai munkatársaknak

Tartalom

Előszó a könyv és a CD-ROOM használatához 7
Ügyintézőnek vagy másnak nevezve 8
1. Ügyek, ügyintézés, ügyvitel 11
1.1. Az iroda 13
1.1.1. Az irodai munka alapdokumentumai 16
Iratkezelési szabályzat 16
Irattári terv 18
Az irattár 20
Selejtezés 22
Bizonylati szabályzat 23
Az iratok nyilvántartása 25
1.1.2. Érkező iratokkal kapcsolatos tennivalók 28
1.1.3. Az elküldendő iratokkal kapcsolatos formai kívánalmak 29
1.1.4. Kerülendő mondatok az elküldésre szánt levelekben 42
Összefoglaló kérdések 44
2. Iratok 45
2.1. A levél 46
2.1.1. Üzleti (kereskedelmi) levelezés 50
Érdeklődő levél 51
Tájékoztató levél 51
Ajánlatkérő levél 52
Ajánlat 54
Direct-mail 56
Megrendelés 58
Szállítási értesítés (avizó) 61
Akadályközlő levél 64
Kifogásoló levél 64
Árengedmény 65
Levélnek nevezett nem levelek 69
2.1.2. Közfeladatot ellátó szervekkel kapcsolatos iratok 70
Közfeladatot ellátó szerveknek küldött gyakoribb iratok 71
a) Kérvény, kérelem 72
b) Panasz, bejelentés, fellebbezés, javaslat 77
Közfeladatot ellátó szervek által küldött gyakoribb iratok 85
a) Engedélyek, elutasító határozatok, igazolások, 86
igazolványok
b) Értesítések, idézések, meghívók 88
Összefoglaló kérdések 90
2.2. Szerződések 91
2.2.1. Adásvételi szerződés 92
2.2.2. Szállítási szerződés 95
2.2.3. Vállalkozási szerződés 98
2.2.4. Megbízási szerződés 102
2.2.5. Bankszámla-, betétszámla-szerződés 105
2.2.6. Folyószámla-szerződés 105
2.2.7. Fuvarozási szerződés 105
2.2.8. Szállítmányozási szerződés 107
2.2.9. Bérleti szerződés 108
2.2.10. Lízingszerződés 110
2.2.11. Biztosítási szerződés 113
2.2.12. Társasági szerződés, alapító okirat, alapszabály 114
Összefoglaló kérdések 119
2.3. Bizonylatok 120
2.3.1. Gazdálkodási szakterület szerinti (gyakran előforduló) 122
bizonylatok
Pénzforgalmi bizonylatok 122
Számlázási bizonylatok 123
Bérelszámolási bizonylatok 124
Leltározási bizonylatok 125
Összefoglaló kérdések 129
2.4. A munkaviszonnyal összefüggő iratok 120
2.4.1. Munkaszerződés 131
Munkaviszony megszüntetése, megszűnése 134
2.4.2. Pályázat, önéletrajz, kísérőlevél 136
Összefoglaló kérdések 140
2.5. Egyéb iratok 141
2.5.1. Meghatalmazás, kötelezvény, nyilatkozat, elismervény 141
Összefoglaló kérdések 147
2.6. Belső iratok 148
2.6.1. Jegyzőkönyv 148
2.6.2. Emlékeztető 153
2.6.3. Jelentés 153
2.6.4. Feljegyzés 153
2.6.5. Körlevél 155
Összefoglaló kérdések 156
2.7. Az okirat 157
Összefoglaló kérdések 159
3. Az ügyintézés módja, stílusa 261
Pontosság - megbízhatóság 162
Találékonyság - kreativitás 163
Titoktartás - diszkréció 164
Önállóság - hatáskör 166
3.1. Önismeret 168
Összefoglaló kérdések 171
3.2. Kommunikáció 172
Beszéd és írás 173
Telefonálás 175
3.2.1. Etikett, protokoll 178
Etikett 178
Bemutatkozás, bemutatás 180
Köszönés 181
Megszólítás 183
Társalgás 184
Étteremben 186
Protokoll 188
Vállalati protokoll 189
Összefoglaló kérdések 192
4. Rendezvények, programok szervezése 193
4.1. Vállalati ünnepség 194
4.2. Városnézőprogram 198
4.3. Tárgyalás 201
4.4. Értekezlet 205
Összefoglaló kérdések 207
5. Gazdálkodás az idővel 209
5.1. Napi tevékenységi lista 211
5.2. Heti tevékenységi lista 213
5.3. Heti 168 óra felhasználása 214
Összefoglaló kérdések 216
6. Külső szolgáltatások igénybevétele az ügyintézés során 219
6.1. Gyorspostai - futárpostai szolgáltatások 220
6.2. Fénymásolási, sokszorosítási, nyomtatási szolgáltatások 225
6.3. Irodai és számítástechnikai eszközök karbantartása 226
6.4. Információgyűjtés 227
Összefoglaló kérdések 229
7. Az iroda mint Munkahely Környezet 231
Technikai eszközök az irodában 224
Összefoglaló kérdések 234
Függelék 239
Függelék, mellékletek jegyzéke 239
Mellékletek 241
Glosszárium 269
Felhasznált és ajánlott irodalom 287

Témakörök